Na czym polega obsługa płac w firmie?

Dbanie o odpowiednią obsługę kadrowo-płacową jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy. W niektórych firmach zadanie to powierza się kadrowej, coraz częściej przedsiębiorcy zlecają je zewnętrznym biurom rachunkowym. Dowiedz się, na czym dokładnie polega obsługa płac w firmie i co zrobić, aby uniknąć problemów z nią związanych.

Obsługa kadrowo-płacowa – najważniejsze informacje

Obsługa płac, jak sama nazwa wskazuje, obejmuje przede wszystkim czynności związane z wynagrodzeniami, do których należy wyliczanie pensji, a także prowadzenie ewidencji czasu pracy i zwolnień chorobowych, przygotowywanie listy płac oraz innych dokumentów płacowych, rozliczanie urlopów czy ustalanie prawa do ekwiwalentów finansowych, odpraw lub odszkodowań. Specjaliści zajmujący się obsługą płac bardzo często proszeni są także o sporządzanie raportów i analiz oraz doradzają w kwestiach związanych z optymalizacją rozwiązań związanych z zatrudnieniem pracowników.

Bardzo często osoby odpowiedzialne za obsługę wynagrodzeń, wykonują dla przedsiębiorstwa również inne zadania, takie jak przeprowadzanie procesów rekrutacyjnych, zawieranie i rozwiązywanie umów, obsługa rozliczeń z ZUS, prowadzenie akt osobowych pracowników czy kierowanie na badania z zakresu medycyny pracy. Wówczas możemy powiedzieć, że osoby te zajmują się kompleksową obsługą kadrowo-płacową. Jest to najczęściej stosowane rozwiązanie, w szczególności w mniejszych firmach, które nie zatrudniają wielu pracowników.

Kto powinien zajmować się obsługą płac?

W dużych firmach obsługą kadrowo-płacową zajmuje się zazwyczaj wyspecjalizowany dział HR. W mniejszych firmach przez lata najczęściej zatrudniało się z kolei kadrową. Finansowanie dodatkowego etatu nie zawsze było jednak opłacalne i stanowiło poważne obciążenie dla budżetu niewielkich przedsiębiorstw. Dziś wielu przedsiębiorców decyduje się zatem na outsourcing obsługi kadrowo-płacowej, czyli powierzenie tego zadania zewnętrznemu biuru rachunkowemu.

Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ jest ono z jednej strony dużo tańsze niż zatrudnianie kadrowej, a z drugiej daje pewność, że kwestie związane z płacami są w rękach specjalistów. Pracownicy sprawdzonych firm, takich jak Biuro Rachunkowe Lidii Sarneckiej z Torunia, mają nie tylko niezbędne kompetencje, ale też na bieżąco dostosowują się do dynamicznie zmieniających się przepisów prawnych. Takie biura zazwyczaj oferują również usługi dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta, co zapewnia przedsiębiorcom większą elastyczność.