Na czym polega digitalizacja procesów?

Cyfryzacja jest coraz bardziej obecna w naszym codziennym życiu, do czego z pewnością przyczyniła się sytuacja związana z pandemią na świecie. Zauważyły to firmy, które wprowadzają kolejne usprawnienia. aby odpowiadać na współczesne preferencje klientów. Oprócz rozwiązań wprowadzanych z myślą o odbiorcach usług i produktów coraz więcej firm decyduje się także na digitalizację procesów, która optymalizuje ich funkcjonowanie i to właśnie na niej skupiamy się w poniższym artykule.

Czym jest digitalizacja procesów?

Digitalizacja to nic innego jak wykorzystywanie różnorodnych technologii cyfrowych podczas przeprowadzania procesów, które mają za zadanie poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstw. Dzięki niej zarówno dane, jak i informacje mogą być przekazywane cyfrowo, co jest niezwykle istotne zwłaszcza przy obecnej popularności pracy zdalnej. Digitalizacja procesów obejmuje nie tylko przetworzenie analogowych danych na cyfrową formę, ale także uporządkowanie ich wraz z opracowaniem procedur i instrukcji oraz reguł usprawniających pracę biur.  

Jakie są zalety wprowadzenie digitalizacji w biznesie?

Wdrożenie digitalizacji procesów niesie za sobą wiele wymiernych korzyści. Przede wszystkim pozwala w znaczny sposób ograniczyć koszty i czas związany z obsługą dokumentów, wyszukiwaniem informacji oraz ich przekazywaniem. Cyfrowe dokumenty nie wymagają bowiem wydzielenia specjalnego miejsca na archiwum, a ich odnalezienie bardzo często ogranicza się do kilku kliknięć myszką. Dodatkowo pozytywnie wpływa również na bezpieczeństwo informacji, które w postaci cyfrowej są mniej podatne na zniszczenia czy dostęp do nich przez niepowołane osoby. Oprócz tego do zalet digitalizacji procesów zalicza się również:

• przyspieszony i płynniejszy obieg informacji oraz dokumentów, 

• zwiększenie wydajności pracowników biurowych, 

• niższe koszty związane z utrzymaniem biur,

• ułatwienie wprowadzenia pracy zdalnej.

Jak przebiega wdrożenie digitalizacji w firmie?

Aby digitalizacja procesów była w stanie przynieść powyższe korzyści, jej wprowadzenie wymaga odpowiedniego przygotowania, którym może zająć się firma specjalizująca się w optymalizowaniu procesów biznesowych Nova Praxis. Proces ten składa się natomiast z 4 kluczowych etapów obejmujących:

• przeprowadzenie audytu funkcjonowania firmy ukierunkowanego na wprowadzenie digitalizacji procesów,

• zaprojektowanie właściwego przepływu informacji, 

• wybór odpowiednich narzędzi i oprogramowania,

• wdrożenie digitalizacji w firmie poprzez konfiguracje urządzeń, systemów oraz przeszkolenie pracowników.