Możliwości oprogramowania OCR do konwertowania faktur

W pracy każdej firmy księgowanie faktur odgrywa niezwykle ważną rolę. Dokumenty te często zalewają biura, a ich ręczne przepisywanie i wprowadzanie niezbędnych danych do powszechnie stosowanych informatycznych systemów finansowo-księgowych jest czasochłonne i problematyczne. Trafiają one do firm zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Często są to pliki PDF, zeskanowane dokumenty papierowe albo ich zdjęcia. Proces konwersji danych z takich dokumentów może być usprawniony dzięki zastosowaniu nowoczesnego oprogramowania OCR.

Czym jest i jak działa oprogramowanie OCR?

Oprogramowanie OCR bazuje na optycznym rozpoznawaniu znaków. Rozpoznaje ono tekst z zeskanowanych dokumentów albo zdjęć, a następnie zaczytuje z niego wymagane elementy (dane kontrahenta, nr faktury, datę wystawienia, termin płatności, stawki VAT oraz kwoty netto, VAT i brutto). Kolejnym krokiem jest zaimportowanie danych do powszechnie stosowanych systemów finansowo-księgowych. 

Nawet jeżeli układ faktury jest skomplikowany (np. znajdują się w niej tabele o złożonej strukturze wierszy), program automatycznie i bezbłędnie rozpoznaje wymagane dane bez konieczności angażowania w ten proces pracowników firmy. Mogą oni dzięki temu wyeliminować ze swojego dnia żmudne i czasochłonne ręczne wprowadzanie danych do systemów informatycznych. Zyskują w ten sposób czas, który mogą poświęcić na realizację bardziej wymagających zadań.

Jakie typy dokumentów mogą być konwertowane przez oprogramowanie OCR?

Oprogramowanie OCR umożliwia konwertowanie wielu typów dokumentów. Mogą to być np. pliki PDF, zeskanowane papierowe dokumenty albo ich zdjęcia zrobione aparatem cyfrowym. Konwersja tego typu dokumentów na edytowalne i przeszukiwalne dane odbywa się całkowicie automatycznie i zajmuje zaledwie kilka sekund. Program ReadIT OCR, którego sprzedażą zajmuje się firma Docusoft, sprawnie i bezbłędnie zaczytuje dane z każdej faktury bez konieczności tworzenia szablonów. Dane pozyskane w ten sposób z dokumentów mogą być następnie importowane do wielu systemów, które obsługują dane w standardzie xml, csv oraz JPK_VAT. Niezależnie od złożoności konwertowanego dokumentu zaczytane przez program dane są zawsze w 100% zgodne z danymi znajdującymi się w oryginalnych dokumentach.

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania OCR?

Korzystanie z oprogramowania OCR jest bardzo wygodnym rozwiązaniem usprawniającym pracę w każdej firmie. Automatyczna konwersja faktur do pliku umożliwia zaczytywanie danych z takich dokumentów jak np.: faktury, faktury korygujące, paragony, potwierdzenia sald, noty odsetkowe, noty uznaniowe, noty obciążeniowe czy wyciągi bankowe. Dzięki temu uciążliwa i monotonna praca zostaje wyeliminowana, a pracownicy mogą zająć się wykonywaniem innych obowiązków. Dane są zaczytywane bardzo szybko, a więc czas potrzebny na ich przepisywanie zostaje zredukowany nawet o 90%. Atutem oprogramowania OCR jest również ograniczenie błędów, które często powstają przy ręcznym wprowadzaniu danych do systemów finansowo-księgowych.